7 مهارت کلیدی برای ارتباط بهتر کاری

7 مهارت کلیدی برای ارتباط بهتر کاری

همه ارتباط برقرار می‌کنند اما اینکه یاد بگیرید چطور خوب ارتباط برقرار کنید نیازمند داشتن مهارت است.مهارت­های ارتباطی برای موفقیت در بسیاری از جنبه­ های زندگی موثر هستند. بسیاری از مشاغل نیاز به مهارت­های ارتباطی قوی دارند و اگر شما در این زمینه مهارت نداشته باشید قطعا شکست می خورید. بعضی‌‌ها ذاتاً استاد ارتباط برقرار کردن‌ هستند و اعتمادبه نفس بسیار زیادی برای اینکار دارند. افراد با مهارت­های ارتباطی خوب معمولا از روابط بین فردی بهتر خود با دوستان و خانواده لذت می­‌برند. ارتباط موثر یک مهارت کلیدی بین فردی است و یادگیری نحوه­ ی بهبود ارتباطات، فواید زیادی دارد.ارتباط با دیگران یک فرایند دو طرفه است، بنابراین بهبود ارتباط شامل چگونگی ارسال و دریافت پیام است.

مهارت اول

با دقت و حساسیت بیشتری گوش دهید

اول گوش دهید و قبل از آن که نظر خود را در خصوص آنچه گفته شد بیان کنید، آنچه را که شنیدید تصدیق کنید ولو اینکه با آن موافق نباشید. برای آن که حداکثر توجه طرف مقابل را جلب نمایید، به این نکته توجه کنید: گوش بدهید و قبل از آنکه نقطه نظر خود را مطرح کنید، در یک یا دو عبارت آنچه را که شنیدید (خصوصا از منظر احساسی) دوباره بیان کنید. بر اساس این نوع نگاه به فرایند گوش دادن، بین تصدیق و تایید یا موافقت تفاوت وجود دارد. تکرار حرفی که دیگران زده‌اند، اذعان احساسات آن‌ها و یا بیان عملی که مرتکب شده‌اند لزوما به معنی تایید و یا موافقت با آن‌ها و یا تبعیت از آن‌ها نیست. این مهارت در سطوح عمیق‌تر شامل فراگیری مهارت گوش دادن به صدای درونتان و همچنین فراگیری مهارت وفاداری به شخصیت اصلی‌تان است آن هم در عین مواجهه با افرادی که کاملا با شما متفاوت هستند.

مهارت دوم

مقصودتان از محاوره را برای طرف مقابل توضیح داده و از وی دعوت کنید تا با شما موافقت کند

به منظور کمک به طرف مقابل برای همکاری و مشارکت با شما در محاوره و همچنین کاهش احتمال هر گونه سوتفاهم، بسیار مناسب است که در ابتدای محاوره، طرف مقابل را با خود همراه کنید. هر چقدر محاوره برای شما مهم‌تر باشد، اهمیت دادن تصویری کلی از موضوع به طرف مقابل نیز بیشتر خواهد بود. بسیاری از ارتباط‌گران موفق، مکالمات مهم خود را با عباراتی نظیر این آغاز می‌کنند: من می‌خواهم چند دقیقه‌ای درباره فلان موضوع با شما صحبت کنم. چه موقعی برای شما مناسب است؟ تمرینات مربوط به این مهارت به شما کمک خواهد کرد که به انواع متنوعی از محاوره‌ها اشراف پیدا کرده و در شروع کردن هر یک از آن‌ها تبحر پیدا کنید. این مهارت نیز در سطوح عمیق‌تر شامل آن است که یاد بگیریم در مورد اهداف و مقاصد خود آگاه‌تر و صادق‌تر باشیم و به تدریج اهداف و نیاتی که برای دیگران مخرب، تحقیر آمیز و آسیب‌رسان است را کنار گذاریم. همچنین این مهارت ما را به این سمت سوق می‌دهد که به طرف مقابل محاوره به چشم فردی برابر با خودمان نگاه کنیم، فردی که محاوره با وی موهبت است و نه وظیفه.

مهارت  سوم

عقاید خود را به گونه‌ای شفاف و کامل ابراز کنید

آرام‌تر صحبت کنید و با استفاده بیشتر از جملاتی که حاوی ضمیر اول شخص مفرد است، ابعاد بیشتر و کامل‌تری از تجربه خود را به شنونده منتقل کنید. هر بار که شخصی صادقانه به کسی گوش می‌کند، فرایندی پویا و خلاق در جریان است که در آن شنونده مشغول باز تولید چیزی است که گوینده آن را تجربه کرده است. حال هر چقدر شما با بهره‌گیری‌ از گزاره‌های ” گوینده محور” ابعاد بیشتری از تجربه را در اختیار مخاطب قرار دهید، این فرایند باز تولید برای طرف مقابل ساده‌تر و دقیق‌تر شده و وی بیشتر احساسات شما را درک خواهد نمود. این مسئله همچنین در مواردی که شما سعی می‌کنید به اتفاق دیگران مسئله‌ای را حل کنید و یا حتی از آنان قدردانی کنید هم صادق است. ممکن است به نظر برسد که صحبت کردن به این دقت و کاملی، بسیار وقت‌گیر‌تر از سبک سریع ارتباطی است اما اگر زمانی را که افراد صرف توضیح دوباره، رفع ابهام و یا رفع سوءبرداشت‌ها می‌کنند، در نظر بگیریم خواهیم دیدکه صحبت کردن دقیق و کامل، بسیار کمتر وقت خواهد گرفت. مهارت سوم در سطوح عمیق‌تر شامل کسب شجاعت لازم برای بیان حقیقت، اجتناب از سرزنش کردن خود برای تجارب ناموفق و آشتی کردن با احساسات خود و دیگران است.

کلید چهارم

گله‌ها و انتقادات خود و دیگران را به درخواست و خواهش تبدیل کنید

به منظور جذب همکاری و مشارکت بیشتر از سوی دیگران حتی المکان به جای کلی‌گویی در قالب چراها، نبایدها و نهی کردن‌ها از عبارات مشخص، مثبت و اقدام-مدار استفاده کنید. برخی از سطوح عمیق تر این گام شامل تقویت خودباوری فرد است به گونه‌ای که بتواند به راحتی مخالفت‌ها را پذیرفته و راه حل‌هایی بدیع را برای خروج از بن‌بست‌ها ارائه دهد، راه حل‌هایی که حداقل‌ها را برای طرف‌های تعامل تامین کند.

مهارت پنجم

سوالات بازتر و سازنده‌تر بپرسید

سوالات باز: برای تنظیم و هماهنگی بیشتر زندگی‌مان با کار و زندگی دیگران، لازم است که حداکثر اطلاعات را از نحوه تفکر، احساسات، خواسته‌ها و برنامه‌های دیگران داشته باشیم. اما سوالات بله یا خیری که معمولا در مکالمات ما فراوان به کار گرفته می‌شوند، به جای آن که افراد را به صحبت بیشتر ترغیب کند، آن‌ها را ساکت می‌کند. برای تشویق طرف مقابل خود به بیان حداکثر افکار و احساساتش، به جای سوالات بله یا خیر، از وی سوالات باز بپرسید. مثلا پاسخ سوالی مثل فلان فیلم/کتاب/غذا/… چه طور بود؟ معمولا کامل‌تر از سوالی نظیر از این فیلم/کتاب/غذا/… خوشت آمد؟ است. چرا که سوالاتی از دسته دوم، عمدتا با یک بله یا خیر پاسخ داده می‌شود. بنابراین در بخش اول مهارت پنجم، محور بحث ما پرسیدن سوالات باز است.

سوالات سازنده:

پرسیدن سوال، ابزاری قدرتمند برای تعیین کانون توجه در محاوره‌ها و هدایت تعاملات است. اما بسیاری از سوالاتی که ما در محاوره‌های‌مان مطرح می‌کنیم بی‌حاصل و مخرب است. (مثل سوال کلیشه‌ای که والدین وقتی خطایی از فرزندانشان سر می‌زند از وی می‌پرسند: چرا؟؟!!!)

سوالات آینده محور

به طور کلی می توان گفت سوالاتی که آینده-محور بوده و در مورد کم وکیف مطلبی مطرح می شوند بسیار مفید تر از سوالاتی هستند که گذشته-محور بوده و چرایی مسئله را جویا می شوند( از این روست که در موقعیت مثال فوق، مفیدتر خواهد بود که والدین به جای پرسیدن سوال چرا که انتظار پاسخی مفید برای آن نمی‌رود، بپرسند چطور شد که…؟) همه‌ی میلیون‌ها سوالی که ما در طول زندگی مطرح می‌کنیم، به یک اندازه روشنگر، مفید و راهگشا نیستند. برخی از سطوح عمیق‌تر این گام شامل کسب شجاعت لازم برای شنیدن پاسخ سوالاتمان و مواجه با حقیقت احساسات دیگران است. همچنین توانایی دیگری که باید در خود پرورش دهیم، قابلیت نگاه کردن به مقولات از منظرهای گوناگون است. علاوه بر این باید یاد بگیریم که بپذیریم افراد اغلب نیازها ، نقطه‌نظرات و سلایقی متفاوت با ما دارند.

مهارت ششم

قدردانی خود را بیشتر ابراز کنید

برای ایجاد روابط مطلوب با اطرافیان خود سعی کنید حتی‌المکان سپاس، قدردانی، رضایت و حمایت بیشتری را ابراز کنید. از آنجا که زندگی اقتضا می‌کند ما همواره سرگرم رفع مشکلات و نارسایی‌ها باشیم، بسیار پیش می‌آید که فقط مشکلات زندگی به نظرمان بیاید. اما لازمه روابط رضایت‌بخش و زندگی شاد آن است که به امور خوشایند، لذت بخش، کارهایی که خوب انجام شده، غذایی که خوب پخته شده و مواردی از این دست هم توجه کنیم. بیان قدردانی باعث می‌شود که روابط بین افراد آن قدر مستحکم شود که بتواند مخالفت‌ها و تفاوت‌ها را پذیرا بوده و در خود هضم کنند. متفکرین و محققین به صورت متفق‌القول به این نتیجه رسیده‌اند که لازمه روابط سالم بین افراد، قدردانی دو جانبه است. سطح عمیق‌تر این مهارت بستگی به آن دارد که چگونه رویکرد کلی خود را در خصوص شاکر بودن در برابر دیگران، در برابر طبیعت و در برابر قادر مطلق تغییر می‌دهد.

مهارت هفتم

برقراری ارتباط بهتر را تبدیل به بخشی از کارهای روزمره خود کنید

برای آن‌که مهارت‌های جدید ارتباطی، همواره در دسترس شما بمانند لازم است این مهارت‌ها را آن‌قدر در موقعیت‌های گوناگون به کار برید تا در به‌کارگیری آن‌ها روان شوید، درست مثل دوچرخه سواری. مهارت هفتم عبارت از آن است که مهارت‌های ارتباطی خود را در زندگی روزمره تمرین کنید، با دیگران برای حل مسائل تشریک مساعی کنید، افرادی را که در زندگی‌تان مهم هستند مورد حمایت عاطفی قرار دهید و نهایتا از این مسئله لذت ببرید که چگونه به عامل تغییرات و تاثیرات مثبت در محیط‌تان تبدیل شده‌اید. اقتضای این مهارت آن است که به هر محاوره‌ای به چشم یک فرصت برای رشد و تعالی، به هر تعامل به چشم یک موقعیت برای قدردانی و به هر بحث و جدل به دیده یک فرصت برای تبدیل یک گلایه به یک خواسته نگاه کنید. سطح عمیق‌تر این مهارت اقتضا می‌کند که ما خود را از جریان غالب فرهنگ خشونت، توهین و بی حرمتی جدا کنیم و یاد بگیریم که چگونه جزیره‌ای کوچک از همکاری و مشارکت خلق کنیم. غیر از مهارت هایی که در بالا ذکر شد نکات ریز دیگری هم هست که تاثیر خوبی به خصوص در قرن 21 دارند.

1. به ظاهرتان توجّه کنید!

ظاهر شما در ارتباط با دیگران، بی نهایت مؤثّر است. شما هم بارها نظیر این جملات را به کار برده اید: «از ظاهرش معلومه که ...»، «به تیپش می خوره که ...»، «ظاهراً آدمِ ...». این جملات (که شما هم در مکالمات روزمره، از آن استفاده می کنید)، نشان دهنده این است که ظاهر افراد، در برقراری ارتباط با دیگران، فوق العاده مؤثّر است. البته من هم با این جمله موافق هستم که نمی شود باطن انسان ها را از ظاهرشان فهمید و گاهی نیّت انسان ها در قالب هیچ چیزی قرار نمی گیرد؛ امّا فراموش نکنید که بخصوص در اوّلین ارتباط ها، شما نمی توانید به ذات آدم ها پی ببرید؛ پس مهم ترین، ابتدایی ترین و ساده ترین وسیله ای که برای شناخت به کار می رود و خیلی وقت ها هم کاملاً درست از آب درمی آید، ظاهر افراد است.

2. صدای شما در ارتباطتان با دیگران مؤثر است

صدا، ابتدایی ترین وسیله برای برقراری ارتباط با دیگران است. تاکنون به لحن صدای خود توجه کرده اید؟ صدای شما از دید دیگران چگونه است؟ وقتی با دیگران به طور حضوری و یا پای تلفن صحبت می کنید و یا حتی هنگامی که در یک نشست گروهی حضور دارید، یاد بگیرید از صدایتان به عنوان وسیله ای غنی و پُر طنین استفاده نمایید. همچنین بیاموزید تا با صدایتان توجه آنها را جلب کنید و نگذارید، صدایتان سدی بر اعمالتان شود. صدای شما اصلی ترین وسیله برای ارسال پیام شما به حساب می آید و مانند وسیله نقلیه عمل می کند.

3. لبخند بزن

در دنیای متمدّن و پر از هیاهوی امروز، داشتن چهره ای بشّاش و لبخندی زیبا بر لب، می تواند تأثیر معجزه آسایی داشته باشد. مطمئناً دیگران ترجیح می دهند تا با افرادی خوش برخورد، معاشرت داشته باشند. چهره ای گرفته و عبوس، علاوه بر آن که روحیه خود شما را به شدت افسرده می کند، دیگران را از اطراف شما گریزان می نماید. یک لبخند ساده، هزینه چندانی ندارد، امّا می تواند دوستان بسیار خوبی را برای شما پیدا کند.